Швидке переміщення по статті:
Склад є одним з основних підрозділів торговельного підприємства для обліку руху товарно-матеріальних ресурсів. При налаштуванні складської підсистеми заповнюються наступні довідники:
Реєстрація складів є першим етапом налаштування конфігурації торговельного підприємства. Учасниками схеми руху товарно-матеріальних ресурсів є також і постачальники товарів. Документальне відображення взаємовідносин з ними в системі здійснюється за допомогою накладних. Для цього кожен постачальник повинен бути зареєстрований.
Надходження товару на склади торговельного підприємства оформляється прибутковими накладними. Після їх проведення відразу ж перераховуються залишки товарів на складах, а також показники їх собівартості. Детальніше про цю процедуру див. Калькуляція собівартості.
Порядок заповнення накладної описаний у статті Прибуткова накладна.
Проведення накладної відображається реєстрацією відповідних проводок за рахунками торговельного підприємства. Див. Проводки за прибутковими накладними.
Для планування та контролю цін на товари, що закуповуються у постачальників, система Syrve надає можливість ведення «Прайс-листа» по кожному з постачальників. У ньому визначаються можливі ціни на певні товари та допустимий відсоток відхилення від них, а також задається поведінка системи при виникненні такої ситуації: забороняти проведення прибуткового документа, тільки видавати попередження про таку ситуацію або не попереджати.
Списання зі складу може здійснюватися одним із таких способів (крім списань за результатами документів інвентаризацій та внутрішніх переміщень, див. нижче):
Перерахунок залишків проводиться негайно на дату і час проведення складського документа.
У ситуації, коли кілька складських документів, що впливають на кількість і собівартість товару, зареєстровано однією датою і часом, між ними встановлюється такий пріоритет:
Наприклад, якщо ви створили акт списання, відповідно до якого весь товар був списаний, а потім ввели накладну на цей товар за новою ціною, то собівартість товару буде розраховуватися на підставі його кількості після проведення акта списання.
Інвентаризація – перевірка наявності майна, що обліковується на балансі підприємства, на відповідність даним бухгалтерського обліку. Проведення інвентаризації – один з найбільш трудомістких процесів, особливо якщо доводиться виконувати її під час роботи торговельного підприємства. Система Syrve дозволяє швидко і точно проводити цю операцію на основі актуальних даних.
Створення документа інвентаризації відбувається в три етапи, в ході яких проводиться підрахунок кількості заготовок (перший етап) і порівняння фактичної кількості товарів на складі з тією кількістю, яка повинна бути на поточний момент згідно з документами (другий етап). В результаті може бути зафіксована нестача або надлишок будь-якого товару на складі. На третьому етапі визначаються рахунки, на яких будуть зафіксовані виявлені надлишки або нестачі, а також матеріальна відповідальність. Детальніше див. у розділі Інвентаризація.
Для автоматизованого введення товарів та їх фактичної кількості може бути використаний сканер штрих-кодів.
За результатами акта інвентаризації на рахунках підприємства реєструються відповідні проводки, а також вносяться необхідні зміни до облікових даних. Див. Проводки за актом інвентаризації.
Зверніть увагу, що в разі виявлення нестачі, яка була зафіксована актом інвентаризації, слід вносити зміни до того документа, який зафіксував цю нестачу, а не створювати новий. Інакше це може спотворити звітні дані про діяльність торговельного підприємства, оскільки кількість товару, що залишалася на складі на певний момент, впливає на його собівартість, на основі якої розраховується прибуток від продажу даного товару. Після редагування документа інвентаризації суми проводок за рахунками, що відповідають даному документу, автоматично змінюються.
Передача товарів з одного складу на інший може бути зареєстрована двома способами:
Документ Акт переробки призначений для реєстрації процесу приготування страви з довільного набору інгредієнтів або ж для обліку асортиментного набору товарів, продукції, робіт і послуг. За фактом приготування фіксується наявність страви на складі та списання її складових.
При виготовленні кінцевого продукту склад і обсяг вихідних матеріалів, що використовуються в переробці, може варіюватися. При цьому вихід кінцевого продукту не обов'язково повинен дорівнювати сумарній кількості використаних матеріалів. Собівартість готової продукції розраховується за фактом виготовлення і дорівнює сумарній собівартості інгредієнтів.
Таким чином, акт переробки є багатоцільовим документом і може бути задіяний для відображення результатів наступних операцій:
Технологічний процес з використанням акта переробки може виглядати наступним чином:
Під набором страв в асортименті розуміється група готових страв однієї категорії, що мають схожий склад і реалізуються в одному діапазоні цін: салати, м'ясні страви, тістечка тощо.
У разі, якщо в торговельному підприємстві виставляється на продаж асортиментний набір страв, які готуються не на замовлення гостей, а пропонуються їм на вибір у готовому вигляді, то процес їх приготування та продажу виглядає наступним чином:
Процес передачі готових страв із зони виробництва в зону продажу може бути оформлений за допомогою відбірних листів, в які вручну вносяться найменування приготованих страв та їх обсяг. Надалі інформація, що міститься у відбірних листах, може використовуватися при реєстрації актів приготування. Опис технологічного процесу наведено в розділі Продаж страв в асортименті вище.
Бланк відбірного листа можна роздрукувати безпосередньо з системи Syrve. Для цього потрібно в списку актів приготування подвійним клацанням миші відкрити будь-який з існуючих актів і натиснути кнопку Відбірний лист. Відкриється форма попереднього перегляду сформованого бланка, з якої його можна буде роздрукувати.
Але система Syrve дозволяє повністю автоматизувати цей процес і відмовитися від ведення паперових записів. Кухар може зважувати на касі страву, що виноситься на продаж, безпосередньо в гастроємності. При цьому Акт приготування формується автоматично. Якщо кухар забирає щось з роздачі, то це також пробивається на касі і враховується в автоматично сформованому документі.
Для того щоб можна було реєструвати переміщення вагових страв через касу, необхідно налаштувати Syrve Kitchen і товарообіг на касі.
Документ Акт реалізації застосовується в організаціях громадського харчування, де використовується форма розрахунків із споживачами, що дозволяє отримати дані про реалізацію виробів кухні за найменуваннями, кількістю та їх вартістю.
У системі Syrve акт реалізації формується як автоматично на підставі даних про продажі, зареєстрованих через Syrve POS, так і вручну, у разі виникнення необхідності зафіксувати реалізацію продукції.
Автоматично формується один акт реалізації для всіх страв, які списуються з одного складу (у них одне місце приготування) за підсумками облікового дня. Документ проводиться на кінець даного облікового дня. У ньому міститься список проданих страв, а також інформація про їх кількість і ціну продажу на підставі роздрукованих чеків.
Автоматично сформований акт реалізації після закриття облікового дня на касі може бути відредагований. Редагування даного документа може знадобитися в разі необхідності заміни елемента номенклатури з метою усунення пересортування.
Акт розбору є багатоцільовим документом і може бути використаний для відображення результатів таких операцій:
Цей документ реєструє операцію розбору одного елемента номенклатури, в результаті якої може бути отримано кілька інгредієнтів. Склад і обсяг отриманих інгредієнтів може варіюватися. Причому сумарна вага інгредієнтів не обов'язково повинна дорівнювати вазі вихідного продукту. Сумарна собівартість отриманих інгредієнтів розраховується за фактом розбору і дорівнює списуваній собівартості розбираного продукту.
Брати участь в операції розбору може продукт будь-якого типу номенклатури: товар, страва, заготовка, модифікатор. В якості отриманих інгредієнтів можуть виступати товари, заготовки і страви.
У разі виникнення наступних ситуацій:
У системі може бути оформлений спеціальний документ, що реєструє повернення товарів постачальнику – зворотна накладна. Умови повернення, включаючи ціни, прописуються в договорі поставки (наприклад, ціна повернення може дорівнювати ціні закупівлі, ринковій ціні тощо).
Порядок заповнення зворотної накладної описаний у статті Поворотна накладна.
Собівартість товарів розраховується по кожному складу окремо, таким чином, один і той же товар може мати різну собівартість на різних складах. Те значення, яке відображається для товару в довіднику номенклатури, обчислюється як середнє по всіх складах.
Залежно від порядку обліку, прийнятого на торговельному підприємстві, собівартість товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться на складах даного підприємства, може розраховуватися як середньозважене значення або ж за методом ФІФО.
Метод ФІФО більше не підтримується. Будь ласка, скористайтеся іншим методом підрахунку собівартості.
На складі можуть бути зареєстровані не тільки товари, але і страви / заготовки (елементи, що мають технологічну карту), у яких заданий метод списання «Списувати готову страву / заготовку». Їх наявність на складі фіксується актами приготування. Собівартість таких страв обчислюється таким же методом, як і товарів. Собівартість страв, які списуються за технологічною картою (метод списання «Списувати інгредієнти»), розраховується як сума собівартостей їх інгредієнтів.
Якщо страва є в наявності на декількох складах, то її собівартість, яка відображається в довіднику номенклатури, обчислюється як середня по складах, але списання (наприклад, в результаті продажу) проводиться відповідно до її собівартості на складі, що визначається типом місця приготування.
У системі також присутні показники собівартості, призначені для управлінського аналізу. Вони відображаються на вкладці Технологічні карти номенклатурної картки. Це такі показники, як ЗСС, СОП, ССН і ССНОП. Приклад їх розрахунку наведено в статті Приклад розрахунку собівартості.
Система Syrve дозволяє вести роботу з від'ємними залишками на складі. Така ситуація може виникнути в разі, якщо вчасно не була зареєстрована накладна про надходження товару на склад або ж неправильно налаштована технологічна карта будь-якої страви, відповідно до якої витрата інгредієнтів повинна бути більшою, ніж використовується насправді.
У цьому випадку розрахунок собівартості проводиться наступним чином:
Розглянемо приклад. Нехай собівартість будь-якого товару на складі після проведення останньої накладної становила 30 гривень. Після цього нові накладні не проводилися, а товар витрачався, і в якийсь момент на складі було зафіксовано його від'ємний залишок: −5 одиниць по 30 рублів = −150 гривень. Відповідно до нової накладної надійшло 10 одиниць товару по 40 гривень, на рахунку складу зареєстрована проводка на 400 гривень. Сумарна вартість запасів становитиме 250 гривень (−150 + 400), а кількість одиниць товару 5 (−5+10). Таким чином виходить, що собівартість кожної з 5 одиниць товару дорівнює 50 гривням, що не відповідає дійсності, оскільки на складі знаходиться товар тільки по 40 гривень за одиницю. Система Syrve при отриманні нового товару розподіляє його вартість заднім числом за проводками списань, які були зареєстровані після появи від'ємних залишків, завдяки чому виходить коректне значення поточної собівартості.
Примітка. В окремих випадках, коли в торговельному підприємстві виділено кілька складів і здійснюються внутрішні переміщення товарів між ними, можливе «зациклення» описаної вище операції. У цьому випадку реєструється спеціальна проводка (з типом СЕБЕСТ) по корекції собівартості складу. Кореспондентським рахунком таких проводок є спеціальний рахунок «Корекція від'ємних залишків на складі».
Примітка. В окремих випадках, коли в торговельному підприємстві виділено кілька складів і здійснюються внутрішні переміщення товарів між ними, можливе «зациклення» описаної вище операції. У цьому випадку реєструється спеціальна проводка (з типом СОБІВАР) по корекції собівартості складу. Кореспондентським рахунком таких проводок є спеціальний рахунок «Корекція від'ємних залишків на складі».
Перерахунок собівартості проводиться не в кінці звітного періоду, а при кожному надходженні товару або страви, що може бути зафіксовано одним з наступних документів:
У разі наявності на торговому підприємстві технологічного процесу, який описаний у розділі Продаж страв в асортименті вище, для коректного розрахунку значень собівартості страв повинна дотримуватися така послідовність проведення складських документів (задається часом проведення):
Для контролю та аналізу надходження, реалізації та залишків товарів на складах торговельного підприємства система Syrve надає такі звіти:
Детальніше про роботу з даними звітами див. розділ Аналіз руху товарів.
Система Syrve обробляє всю інформацію в режимі реального часу, тому введення будь-яких даних негайно знаходить своє відображення у всіх процесах, пов'язаних з цими даними. Наприклад, при оприбуткуванні нової накладної кількість залишків на складах відразу ж зміниться відповідно до кількості товарів, що надійшли.