Замовлення стороннім постачальникам складаються на вкладці Зовнішні замовлення розділу меню Виробництво та логістика → Замовлення страв і продуктів. При її виборі відкривається список раніше створених замовлень.
Готові замовлення ви можете надсилати постачальникам поштою, попередньо вивантаживши їх в Excel.
Для роботи із зовнішніми замовленнями співробітник повинен мати права Створювати зовнішні замовлення (B_CEXORD) та (B_SEXORD).
Щоб створити нове зовнішнє замовлення:
- Натисніть кнопку Створити, при цьому відкриється вікно Нове зовнішнє замовлення.
- Вкажіть дату складання замовлення та виберіть дату доставки в однойменних полях.
- Номер замовлення генерується під час створення або збереження документа – залежно від налаштувань нумерації документів. Якщо необхідно, автоматично заданий номер можна редагувати.
- Виберіть постачальника. Щоб відправити замовлення в зовнішню систему, в картці постачальника на вкладці Додаткові відомості в полі Система EDI виберіть тип системи документообігу.
Якщо система EDI не вказана, то замовлення можна тільки зберегти і провести, але не можна відправити. - Вкажіть склад, куди буде доставлено замовлення.
- У полі Платник виберіть юридичну особу, від імені якої буде оплачуватися поставка. Вона буде вказана в реквізитах накладних, сформованих за допомогою електронного документообігу.
- Заповніть замовлення товарами. Для цього в стовпці Номенклатура введіть кілька букв з назви позиції та виберіть її зі списку. Аналогічно можна заповнити замовлення за артикулами в стовпці Артикул.
Поля Код у постачальника та Найменування товару у постачальника відображаються в таблиці, якщо на вкладці Налаштування обліку в налаштуваннях торговельного підприємства встановлено галочку Використовувати товари у постачальника.
- У стовпці Фасовка виберіть одиницю виміру товару, наприклад, кілограми, літри, варіант фасовки, заведений в номенклатурній картці товару, і т. д. У стовпці Одиниця виміру (EDI) автоматично виставляється одиниця виміру, прийнята в системі EDI. Так, для товарів у кілограмах буде вказана одиниця виміру «кг», а для товарів в інших одиницях (фасування, порції тощо) – «шт.». Обране фасування може не збігатися з фасуванням товару, вказаним у прайс-листі постачальника. У цьому випадку, якщо ви будете використовувати автоматичний розрахунок кількості товарів, система попередить вас про розбіжність і запропонує або залишити обрану фасовку, або підставити фасовку з прайс-листа постачальника.
- Вкажіть кількість для кожної позиції в стовпці Замовлена кількість, В од. або Замовлена кількість, В тарі.
У стовпці Поточний залишок відображається кількість товару на обраному складі на дату замовлення. Залишки автоматично оновлюються після розрахунку кількості та при відкритті збереженого замовлення. Якщо ви заповнювали таблицю товарів вручну, то для відображення їх кількості на складі натисніть кнопку Оновити залишки.
- Введіть ціну кожної позиції в стовпці Вартість за замовленням, За од. (EDI) або Вартість за замовленням за од. тари. Після цього в стовпці Вартість за замовленням, Загальна з'явиться сума. Ви можете не заповнювати вартість товарів. У цьому випадку її виставить постачальник при уточненні замовлення.
- Збережіть зміни за допомогою кнопки Зберегти або Зберегти і закрити. Якщо при цьому галочка З проведенням встановлена, то замовлення перейде в статус Проведено.