Виправлення від'ємних залишків

Швидке переміщення по статті:

Помилки в технологічних картах
● У страви є порожня або неправильна технологічна карта
● Технологічна карта почала діяти вже після перших продажів страви
● Закінчилися заготовки для приготування піци
Помилки при налаштуванні карти приготування страв
Помилки при оприбуткуванні товарів
● У прибуткових накладних поставки неправильно визначені склади (пересорт)
Помилки ведення номенклатурного довідника

У Syrve можна вести товарний облік з утворенням від'ємних залишків товарів або страв на складі. Але потрібно розуміти, що від'ємний залишок — це сигнал про те, що щось було зроблено неправильно в обліку, або ж помилки робляться систематично.

У статті описані найпоширеніші причини негативних залишків, як знайти і виправити помилку.

Помилки в технологічних картах

У страви є порожня або неправильна технологічна карта

У Syrve зберігаються всі зміни технологічних карт, у тому числі періоди дії цих змін. Негативні залишки може викликати порожня тех.карта або неправильний склад однієї з версій тех.карти.

Порожня тех.карта може з'явитися, коли додаєте нову страву: створили страву, ввели її назву, одиниці виміру та інші параметри, але не додали інгредієнти на вкладці Технологічні карти, і зберегли. Перша версія тех.карти створилася автоматично, але порожня.

В історії страви може бути технічна карта з помилкою — вказано неправильний склад інгредієнтів.

Як визначити помилку

При збереженні будь-яких змін у картці страв система видає повідомлення.
У довіднику номенклатури іконка страви та всіх груп, до яких вона входить, містить знак оклику:

Як виправити помилку

Якщо правильний набір інгредієнтів вказаний тільки в одній версії тех.карти, дата початку дії якої не відповідає дійсності, то потрібно видалити тех.карту з помилками.

Видалити історію технологічної карти можна тільки в рамках відкритого періоду.

Щоб видалити порожню або неправильну версію тех.карти, у списку Історія технологічних карт виділіть її та натисніть кнопку Дії → Видалити.

Автоматично зміниться дата завершення попередньої технічної карти:

Якщо після видаленої версії є ще одна, то існує наступний період, дата завершення попереднього періоду буде дорівнювати даті початку його дії.
Якщо наступний період відсутній, період дії технологічної карти стає відкритим.

Тех.карта почала діяти вже після перших продажів страви

Причини виникнення цієї помилки ті ж, що описані вище. Для її усунення необхідно перевести всі ТК на дату початку дії, що відповідає даті початку продажів (видалити помилкові версії та/або відредагувати дату початку дії правильної версії).

Як відстежити помилку:

Є від'ємний залишок цієї страви на складі. Це можна побачити:

У звіті Залишки на складах.
У довіднику номенклатури в колонці Залишок.

Закінчилися заготовки для приготування піци

Негативні залишки можуть бути виправлені за допомогою акта приготування. Наприклад, при приготуванні кожної піци використовується заготовка, вона входить в її технологічну карту. Заготовки для піци надходять на склад. При продажу піци списується заготовка з тех.карти. При достатній кількості заготовок для піци негативні залишки по ним не утворюються.

Для цього кількість заготовок, необхідна для приготування різної піци, менеджер прогнозує на основі історії продажів за певний період. Він регулярно формує замовлення на заготовки на основі таких прогнозів. Склад регулярно поповнюється заготовками для піци.

Як відстежити помилку:

Буває ситуація, коли заготовки на складі закінчуються, і їх не вистачає для приготування. У цьому випадку піцу продовжують готувати, але вже не за технічною картою. Замість заготовки використовуються всі інгредієнти, які в неї входять. При цьому технічна карта піци не змінюється. І при продажу такої піци продовжують списуватися заготовки, а не інгредієнти, з яких реально готується піца. На складі утворюються від'ємні залишки по заготовках. Поточний залишок заготовок на складі можна побачити в звіті Залишки на складах. Для цього відфільтруйте дані звіту за категорією заготовка.

Як виправити помилку:

Ця проблема вирішується за допомогою актів приготування. Необхідно створити акт приготування. Внести в документ всі від'ємні залишки таких заготовок. Після проведення акта на складі виконується надходження на від'ємні залишки. А інгредієнти, що входять до цих заготовок, списуються зі складу. Таким чином ситуація нормалізується.\

Помилки при налаштуванні карти приготування страв

Тип місця приготування є обов'язковим параметром для всіх елементів номенклатури, що виставляються на продаж. Він визначає склад, з якого будуть списуватися інгредієнти страви при продажу в тому чи іншому відділенні підприємства.

При призначенні елементу даного параметра (закладка Основні властивості) показується відділення, зі складу якого буде проводитися списання при продажу в кожному з відділень підприємства. Ця відповідність задається в налаштуваннях торгового підприємства.

Як відстежити помилку:

Пересорт під час інвентаризації. На одному складі надлишок товару, на іншому – нестача.
У звіті Залишки на склада» показуються від'ємні залишки.

Помилки при оприбуткуванні товарів

У прибуткових накладних поставки неправильно визначені склади (пересорт)

Списання інгредієнтів страв відбувається автоматично з того складу, який вказаний в налаштуваннях цієї страви в полі Тип місця приготування. Тому товари повинні обліковуватися з урахуванням цих налаштувань. Наприклад, якщо страва замовляється в барі, але в її налаштуваннях вказано, що готується вона на кухні, то її інгредієнти списуються зі складу кухні і повинні оприбутковуватися туди ж.

Ще одна помилка при введенні накладних пов'язана з тим, що одним документом може бути зареєстрований прихід товарів на різні склади. Для цього потрібно прибрати галочку Оприбуткувати на склад. У цьому випадку для кожної позиції підставляється склад за замовчуванням і його потрібно змінювати вручну.

Якщо типи місць приготування задані правильно, то ця помилка усувається виправленням і перепроведенням накладних.

Як відстежити помилку:

Помилки пересортування виявляються під час інвентаризації. На одному складі надлишок товару, на іншому – нестача.
У звіті «Залишки на складах» показуються від'ємні залишки.

Як виправити помилку:

І з інвентаризації, і зі звіту про залишки можна викликати звіт про рух товару (натиснути праву кнопку миші і вибрати пункт Показати рух товару). Якщо прибрати групування за типами документа, то можна побачити, як списувався даний товар з певного складу.

Наприклад, утворився від'ємний залишок товару на якомусь складі. У звіті Рух товару потрібно вибрати цей склад, задати період і подивитися відповідно до продажу яких страв відбувалося списання цього товару (тип документа Акт реалізації), чи достатня кількість товару була списана на даний склад. Потім перевірити рух цього товару по іншому складу.

Помилки ведення номенклатурного довідника

У довіднику номенклатури страви мають однакову або схожу назву з їх основним інгредієнтом. Виникає плутанина при оприбуткуванні таких товарів: вибирається страва замість товару. Те саме може відбуватися і при інвентаризації: на другому кроці вводиться залишок страви, а не товару. Хоча при заповненні цих документів система завжди виводить крім назви і тип елемента.

Як відстежити помилку:

Є позитивний залишок страви на складі. Це можна побачити або за допомогою звіту Залишки на складах, або в довіднику номенклатури – у стовпці Залишок.
У документі інвентаризації у вибраного елемента нульова собівартість (однойменний стовпець).

Нульова собівартість може бути і у товару, у разі, якщо по ньому не було жодного документа надходження. Але така ситуація є нормальною тільки при запуску торгової точки або на початку роботи з системою Syrve.

Як виправити помилку:

У прибуткових накладних поставки та документах інвентаризації виправити помилково введені страви (вибрати товар) і зберегти ці документи з перепроведенням.
Для запобігання таких помилок у майбутньому рекомендується перейменувати елементи зі схожими назвами або присвоїти їм однозначно ідентифікуючі префікси.