Журнал явки - Кнайпедія Сервіс

Швидке переміщення по статті:

Опис
Реєстрація явок
Табель обліку робочого часу

Опис

Інформація про час приходу та виходу з роботи кожного співробітника реєструється в журналі явки. Це дозволяє:

Враховувати фактичний час, який відпрацював співробітник.
Контролювати присутність співробітника на робочому місці.
Розраховувати заробітну плату.

Журнал явки – це таблиця, в якій в рядках розташований список співробітників, а в стовпцях – календарні дати. Комірки таблиці містять явки співробітників у форматі, який обрано в полі Вид:

Години роботи, наприклад, 16:00 – 22:00.
Тривалість, наприклад, 6:00.

Щоб сформувати журнал:

Виберіть пункт меню Співробітники → Журнал явки.
Вкажіть Період відображення явок: тиждень, місяць або довільний. Щоб перейти до наступного або попереднього тижня (місяця), натисніть кнопку або
Щоб побачити тільки співробітників, які працювали на конкретній посаді в цей період, виберіть її в полі Фільтр посад.
За замовчуванням у таблиці відображаються співробітники, у яких зареєстровано хоча б одну явку за вибраний період. Щоб вивести повний список персоналу, встановіть галочку Показувати всіх співробітників.
Натисніть кнопку Оновити.

Щоб знайти в списку співробітника або зміну, введіть слово або кілька символів у поле Пошук.

З журналу явки можна подивитися, за яким розкладом повинен був працювати співробітник в той день, коли зареєстрована дана явка. Для цього виберіть явку і пункт контекстного меню Розклад. Інформацію про прихід співробітника на роботу можна видалити (пункт контекстного меню Видалити).

У комірках журналу явки використовуються такі позначення:

Позначення	Що означає
	Вид журналу Години роботи . Час приходу та виходу співробітника, зареєстрований в Syrve POS. Колір шрифту задається в типі явки, за замовчуванням у всіх явок тип Відпрацьовано – їх межі показані чорним шрифтом
	Вид журналу Тривалість . Тривалість явки.
	Для незакритих змін вказано час початку, а замість часу закінчення – «не закрита».
	Явка обраного співробітника на поточну дату.
	Явки обраного співробітника на майбутні дати (наприклад, лікарняні або відпустки)
	Невихід співробітника на роботу через відпустку, лікарняний або прогул позначаються короткими назвами, заданими при налаштуванні цих типів явок (наприклад, «В», «Л» або «П»).
	Явка, у якої затверджений час приходу / відходу відрізняється від фактичного часу, зареєстрованого в Syrve POS.
	Явка тривалістю більше доби.
	Явка тривалістю менше доби, що перетинається з іншою явкою.
	Явка співробітника зареєстрована не в тому підрозділі, в якому йому нараховується зарплата.
	Явка скопійована в буфер обміну.

Якщо тривалість явки становить менше доби, але її межі зафіксовані різними датами, то вона відображається в комірці дати відкриття. Наприклад, зміна була відкрита о 20:00 5 жовтня, а закрита о 04:00 6 жовтня. У цьому випадку явка повністю відображається в колонці 5 жовтня.

Якщо тривалість явки становить більше 24 годин, то вона відображається в декількох комірках до дати закриття зміни.

Довгі явки закриваються автоматично після закінчення кількості днів, яка вказана в налаштуваннях торгового підприємства на вкладці Облік робочого часу в полі Автоматично закривати явку через n днів. У коментарі до явки вказується причина автоматичного закриття. У Syrve POS ця явка вважається відкритою. А коли співробітник закриває таку довгу зміну, то цей час виходу вже не враховується.

Детальна інформація про відкриття та закриття зміни, автоматичне закриття та ігнорування явок міститься в Журналі подій.

Реєстрація явок

Існує кілька варіантів реєстрації явок:

Автоматично в Syrve POS: в момент відкриття та закриття особистої зміни співробітника,
Автоматично в Syrve Office: при призначенні неробочих змін – лікарняних, відпусток. Для використання цієї можливості необхідно виконати попередні налаштування, див. Журнал «Розклад».
Вручну з Syrve Office: наприклад, для затвердження явок співробітникам на окладі або редагування автоматичних явок.

Факт присутності співробітника на робочому місці може бути зареєстрований також з його персонального звіту (кнопка Дії → Додати явку).

Щоб зареєструвати явку вручну:

Клацніть правою кнопкою миші на потрібній комірці таблиці та виберіть у контекстному меню пункт Додати (або Редагувати). Відкриється вікно Редагувати явку. Якщо в цей день співробітник відкривав свою особисту зміну в Syrve POS, то інформація про час приходу-виходу буде показана в блоці праворуч.
Змініть за необхідності параметри явки в області підтвердження явки (зліва): дату, час приходу, відходу або тривалість.
Виберіть потрібний тип явки.
При розрахунку оплати за обраною явкою буде застосовуватися поправочний коефіцієнт, заданий в типі явки. Наприклад, для окладу коефіцієнт може бути 100% від ставки, для прогулу – 0, а для лікарняного 80%.
Галочка Підтвердити вручну встановлюється за замовчуванням для явки, яка створюється вручну в Syrve Office. Якщо пересічні явки об'єднуються в одну, то підтверджена вручну явка не видаляється. Якщо ж галочка не встановлена, то при об'єднанні явка буде видалена.
Збережіть зміни.

Таким чином, за допомогою ручної реєстрації явки менеджер (або інша відповідальна особа) може зарахувати, скоротити, збільшити або не зарахувати переробку, зафіксовану в Syrve POS, а також перевизначити за фактом тип явки співробітника.

Якщо явки часто повторюються, то для прискорення процесу потрібну явку можна копіювати. Команди копіювання та вставки доступні з контекстного меню та після натискання клавіш Ctrl+C, Ctrl+V. Скопійована в буфер обміну явка виділяється в таблиці жовтим кольором.

Зарплата співробітникам нараховується тільки за підтверджені явки. Вони можуть зараховуватися двома способами: автоматично або вручну менеджером. Це залежить від налаштувань закриття касової зміни.

Якщо явка підтверджена автоматично, то час її приходу та відходу збігається з фактичним, зареєстрованим в Syrve POS.

Якщо налаштовано ручне підтвердження, то прийнятий час приходу та відходу співробітника вказує менеджер при закритті касової зміни або в Syrve Office. Як прийняти вручну явку на терміналі див. у статті Явки співробітників.

Щоб прийняти явку в Syrve Office:

Виберіть пункт меню Співробітники → Журнал явки.
Відкрийте явку, яку потрібно прийняти.
Вкажіть час догляду. Галочка Підтвердити вручну встановлюється за замовчуванням.
Натисніть кнопку Зберегти.

У процесі роботи може статися так, що співробітники відкривають кілька змін на різних терміналах, або менеджер створює явки вручну в Syrve Office або Syrve HQ. В результаті в журналі формується кілька пересічних явок, які об'єднуються в одну. Результат злиття залежить від того, яким способом підтверджуються явки: автоматично або вручну.

При автоматичному підтвердженні об'єднуються підтверджені явки, що перетинаються, зареєстровані в одному і тому ж підрозділі для однієї і тієї ж посади співробітника. В результаті об'єднання залишається остання підтверджена вручну явка, для якої встановлено галочку Підтвердити вручну. Якщо така не знайшлася, то вибирається найраніша явка серед тих, що перетинаються, інші видаляються. У явці, що залишилася:

Зареєстрований інтервал в Syrve POS є об'єднанням аналогічних інтервалів пересічних явок.
Підтверджені дати прибуття та від'їзду не змінюються.

Наприклад:

Перехресні явки, створені в Syrve POS.
На Терміналі 1 створено та закрито явку з 12.00 до 14.00.
На Терміналі 2 створено та закрито явку з 13.00 до 13.30.

При закритті зміни на Терміналі 1 явки автоматично об'єднаються. Підтверджений час становить період з 12.00 до 14.00.
Дві явки, створені в Syrve POS, перетинаються з ручною явкою.
В Syrve Office вручну створено явку з 12.00 до 18.00.
На Терміналі 1 створено та закрито явку з 16.00 до 16.30.
На Терміналі 2 створено та закрито явку з 16.00 до 17.00.

В результаті залишиться тільки перша явка, інші будуть видалені. Зарахований час становить період з 12.00 до 18.00.

У режимі ручного підтвердження об'єднуються тільки пересічні закриті непідтверджені явки, зареєстровані в одному і тому ж підрозділі для однієї і тієї ж посади співробітника. В результаті для такої об'єднаної явки:

Зареєстрований інтервал в Syrve POS є об'єднанням аналогічних інтервалів пересічних явок.
Підтверджений інтервал є злиттям усіх підтверджених інтервалів пересічних явок.

Наприклад:

Пересічні підтверджені
На Терміналі 1 створено та закрито явку з 14.00 до 14.30.
На Терміналі 2 створено та закрито явку з 14.10 до 14.20.

При закритті друга явка зливається з першою. Межі підтвердження об'єднаної явки складають з 14.00 до 14.30.
Пересічні вибірково підтверджені
На Терміналі 1 відкрили явку о 14.00.
На Терміналі 2 відкрили, закрили і підтвердили явку з 14.10 по 14.20.
На Терміналі 1 закрили явку о 14.30.

В результаті явки не об'єднаються, оскільки явка на Терміналі 2 вже підтверджена.
Пересекающаяся с ручной
В Syrve Office створили явку з 12.00 до 18.00
На Терміналі 1 відкрили, закрили і підтвердили явку з 14.00 до 16.00.

В результаті явки не об'єднаються, оскільки на момент підтвердження другої явки перша вже була прийнята.

Всі факти об'єднання явок відображаються в Журналі подій з типом Злиття декількох явок.

Щоб вивантажити Журнал явок в MS Excel, в меню Дії виберіть пункт Експортувати в Excel. Журнал вивантажується з урахуванням групування користувачів, фільтрації та налаштованих параметрів: «період», «показувати всіх співробітників», «Вид: Період/Інтервал». У форматі Excel звіт формується в такому ж вигляді, як ви його бачите в Syrve Office.

Табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу містить інформацію про відпрацьований час співробітників. У графах табеля проставляються коди явок і кількість відпрацьованих годин на кожну дату звітного періоду. Для неявок проставляються тільки їх коди, а невідпрацьований час не вказується (відповідні графи залишаються порожніми).

Якщо співробітник працює за розкладом або на окладі, то в табель потрапляє тільки той час, який він відпрацював відповідно до розкладу.

Якщо у співробітника вільний графік, то в табель включаються всі його відпрацьовані години без урахування розкладу.

Щоб роздрукувати або експортувати табель обліку робочого часу в Excel, натисніть кнопку Дії та виберіть потрібну опцію.