Блокування роботи з документами
Швидке переміщення по статті:
- «Жорстке» закриття періоду
- «М'яке» закриття періоду
- Планування «м'якого» закриття періоду
◌ Налаштування періоду виконання блокування
◌ «М'яке» блокування для підприємств корпорації
◌ Блокування даних складського обліку на певну дату
◌ Звіт за датами блокування в Syrve HQ
Внесення змін до документів, а також створення нових або видалення старих документів і технологічних карт в Syrve може бути заблоковано. Правила, за якими буде виконуватися автоматичне блокування документів, задаються в налаштуваннях обліку торгового підприємства в блоці Закриття періоду.
Закриття періоду можна налаштувати в розділі Адміністрування → Налаштування торговельного підприємства на вкладці Налаштування обліку. Це може зробити тільки співробітник з правами Налаштування обліку (з Адміністрування) (B_EAS) і Закривати період (B_CCLP). При цьому у нього не повинно бути права Адмініструвати систему (B_ADM).
Закриття періоду налаштовується за допомогою наступних параметрів. Налаштування схеми «закриття періоду до певної дати тільки один раз» виконується в Syrve HQ в налаштуваннях обліку підприємства або корпорації. Інформація про блокування даних на всіх точках мережі відображається в «Звіті за датами блокування» в розділі Корпорація в Syrve HQ.
На етапі початкового налаштування системи закривати період не обов'язково.
«Жорстке» закриття періоду
Для обмеження періоду, в якому можлива зміна або внесення нових даних в систему, призначений параметр Дата остаточного блокування. Якщо вибрати в даному полі будь-яку дату, то ніякі документи, дата проведення яких раніше цієї дати, не зможуть бути створені або перепроведені.
Документи, що знаходяться в «жорстко» закритому періоді, не можуть бути змінені ніким. Може бути змінений тільки сам період.
«М'яке» закриття періоду
Може бути заблокована робота з документами до зазначеної дати, але зроблено виняток для деяких відповідальних співробітників. У такий період тільки користувачі зі спеціальним правом зможуть створювати, змінювати або видаляти складські документи, а також створювати і редагувати технологічні карти.
Для цього призначений параметр Дата попереднього блокування. Це налаштування може використовуватися на додаток до попереднього або самостійно. Дата закриття періоду повинна бути не пізнішою за дату блокування документів.
Можливість створювати або перепроводити документи раніше дати попереднього блокування регулюється правом Працювати з документами в закритому періоді (B_WCP). Дане право ніяк не впливає на документи, що знаходяться в «жорстко» закритому періоді.
Змінювати налаштування закриття періоду, включаючи їх планування, може тільки співробітник, який має право Закривати період (B_CCLP).
Якщо співробітник не має права Працювати з документами в закритому періоді (B_WCP), то він не зможе внести зміни в документи, які були створені раніше дати «м'якого» блокування.
Наприклад, у «м'яко» заблокованій прибутковій накладній для такого співробітника недоступна галочка з перепроведенням.
Якщо технологічна карта страви відноситься до «м'яко» закритого періоду, то її редагування заборонено співробітникам, які не мають права Працювати з документами в закритому періоді (B_WCP), виводиться повідомлення про помилку.
Планування «м'якого» закриття періоду
«М'яке» закриття періоду можна запланувати заздалегідь. Така операція може бути виконана одноразово, а може виконуватися щотижня або щомісяця.
Для цього потрібно вказати нову дату блокування і вказати, коли це налаштування має бути застосоване.
Наприклад, для закриття періоду по 31 грудня (включно), яке повинно автоматично відбутися 15 січня, потрібно вказати ці дати відповідно в полях Нова дата попереднього блокування і Виконати закриття в, потім зберегти налаштування, натиснувши кнопку Зберегти зміни.
Налаштування періоду виконання блокування
Якщо таку операцію блокування потрібно виконати тільки один раз, то крім дат блокування і виконання необхідно також вказати значення «Один раз» в полі Періодичність закриття. Якщо така операція повинна виконуватися періодично, то вкажіть значення «Щотижня» або «Щомісяця».
Наприклад, ви вказали 31.07 в полі Нова дата попереднього блокування і 15.08 в полі Виконати закриття в, а також «Щомісяця» в полі Періодичність закриття.
Якщо операція планується заздалегідь, і поточна дата, наприклад, 16.08, то після збереження налаштувань операція буде виконуватися періодично, починаючи з зазначеної дати (з завтрашнього дня).
Припустимо, що ви задали виконати закриття документів сьогодні (у нашому прикладі – це 15.08). У цьому випадку при натисканні кнопки Зберегти моментально виконується автоматичне блокування документів, у яких дата по 31.07 включно, а також призначаються нові дати блокування і виконання.
У полях Нова дата попереднього блокування та Виконати закриття в автоматично встановлюються нові значення: 31.08 та 15.09. Після виконання блокування дата 31.08 автоматично встановлюється в полі Дата попереднього блокування.
«М'яке» блокування для підприємств корпорації
Для всіх підприємств корпорації може бути запланована єдина дата «м'якого блокування», а також у кожному торговельному підприємстві може бути запланована своя дата.
Щоб скасувати заплановану операцію, вам потрібно просто очистити поле Виконати закриття в.
Блокування даних складського обліку на певну дату
Дані складського обліку на точці можуть бути зафіксовані на певну дату. Це необхідно для вивантаження, наприклад, у зовнішню фінансову систему. У цьому випадку помилки обліку можуть бути виправлені тільки за допомогою коригувальних документів, які створюються на межі закритого періоду. Для цього відповідальний співробітник перевіряє складські документи, створені за певний період, наприклад, за тиждень, і закриває його. Він закриває період до певної дати тільки один раз, і відкрити його більше не зможе.
Співробітник, якому надано спеціальні права, може закрити період у розділі Адміністрування → Налаштування обліку в блоці Закриття періоду. Йому доступне тільки поле Дата попереднього блокування, інші поля недоступні. У полі Періодичність закриття встановлено значення «Один раз».
Щоб закрити період, наприклад, до 26 грудня включно, необхідно вказати цю дату в полі Дата попереднього блокування і зберегти налаштування. Після цього робота з документами, які були проведені до 26 грудня, блокується. Раніше цієї дати не можна буде створювати, змінювати або видаляти складські документи, а також створювати і редагувати технологічні карти. Таке блокування може виконуватися, наприклад, щотижня. Дата попереднього блокування повинна бути пізнішою, ніж дата попереднього блокування.
Після закриття періоду на точці необхідно виконати обмін даними з Syrve HQ.
Для налаштування такого блокування необхідно:
- Співробітнику, який закриває період у розділі Адміністрування → Налаштування торгового підприємства на вкладці Налаштування обліку, необхідно надати права Налаштування обліку (з Адміністрування) (B_EAS) і Закривати період (B_CCLP). Цей співробітник не повинен бути адміністратором, у нього не повинно бути права Адмініструвати систему (B_ADM).
- Щоб можна було закрити період до певної дати тільки один раз, необхідно в Syrve HQ встановити галочку Використовувати тільки період попереднього блокування в налаштуваннях обліку підприємства або корпорації. Після цього виконати реплікацію даних. Це налаштування буде встановлено на точці, але не доступне для зміни.
Звіт за датами блокування в Syrve HQ
Співробітнику центрального офісу надається вся інформація про блокування даних на всіх точках мережі. Закритий період на точці означає, що дані зафіксовані і готові до вивантаження. Для цього призначений Звіт за датами блокування в розділі Корпорація в Syrve HQ. Для його перегляду необхідне право Звіт налаштувань за датами блокування (B_VCPS).
